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電話が苦手な社会人必見。怖くない!電話対応に慣れる解決法

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会社での仕事は、電話を受けること、電話をかけることは、避けては通れない業務です。新しい仕事に就いて初めにするのが電話とりってことは、珍しくありません。

電話をとるときは、誰からかかってくるのかわからない、聞き取れなかったらどうしようって思うと、なかなか電話がとれません。電話をかけるときも、変なことを言っちゃったらどうしよう、社内が静かで自分が電話するのが恥ずかしいと思い、電話をかけられないものです。

恥ずかしい思いをたくさんしてきて、電話に苦手意識があった私が、あみだした対策をご紹介します。

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解決法①電話を受けるのが苦手な人はメモを見る

会社にいて、電話のベルが鳴ると、「誰か電話とってくれないかな」って無意識に思うくらい、電話に対して苦手意識がある人がいます。

私が新入社員で、最初に任された仕事が、かかってきた電話を取ることでした。最初は、お客様の社名もお名前も聞き取れず、誰宛の電話なのか、聞いても同じ部署の人の顔と名前が一致しません。電話が鳴るたびに、体が硬直して、汗びっしょりになるくらい、電話が苦痛でした。

それは、誰からかかってくるのかわからないし、相手の言葉が聞き取れなかったらどうしようと、電話が鳴るたびに思うからです。

電話に出ないと先輩から、「電話は慣れだから、頑張ってとってね」って指摘を受けました。こんな精神的に疲れることが、どうすれば慣れるのかなって不思議でなりません。周りの先輩を見ていると、自分の仕事をしながら電話をとっています。

ということは、私もいつかは電話を取りながら、仕事をすることになるから、早めに電話に慣れようと、電話苦手克服法を考えました。

まずは、電話を受けたときに書いていた、お客様の会社名とお名前を何回も見直して覚えます。

すると、電話の回数が多い数名を発見しました。会社名とお名前と誰宛かをセットにして、しっかり覚えていると、とった電話の2~3割は“知っている人”からの電話になったのです。緊張していた電話が、だんだん慣れてきて、電話の頻度が少ない人も、覚えることができました。

緊張するのは、知らない人からの電話をとって、何を話すかわからないからです。相手の会社名とお名前は、自分が覚えるためにメモをとることが大事です。

解決法②電話をかけるのが苦手な人は仕事に集中する

仕事で相手先に電話をかけるとき、一度悩んでしまうと、電話をかけるタイミングが無くなってしまいます。

私の仕事は、午前中に各種手配がありバタバタとしていますが、午後は割と静かです。ある日、午後に業者から質問のメールが来て、お客様に確認して欲しいということでした。電話をしようとしましたが、社内が静かなことに気が付いて、電話をためらってしまったのです。

メールにしようか、でも電話の方が楽だな、でも社内が静かで電話しにくいし、変なことを言って社内の人に聞かれていたら恥ずかしい、って思うこと30分。

結局、業者から催促の電話がかかってきて、社内が静かな中で、お客様に確認の電話をしました。少し込み入った話だったので、話す順番をメモに書いて、順を追って話をすると、お客様も理解してくれて、すぐ業者に答えることができました。

社内が静かで恥ずかしい思いをするかもしれませんが、言うことをまとめてメモに整理して書くと、冷静に電話ができます。

解決法③電話は瞬発力が必要

仕事の電話は、トラブルを知らせることもあります。

私が手配したトラックが、渋滞に巻き込まれて身動きが取れない状態になってしまいました。事故渋滞で今後の見通しが立たないということです。お客様に電話で知らせると、「工場自体が4時には閉まるので、4時以降は受け取れません」ということでした。

もう、どうしようもないと思って電話を切ると、営業担当者が、「そういうときは、渋滞で行けないから4時過ぎまで工場を開けてもらうか、明日の朝一お届けするか、確認するんだよ。」ってアドバイスをくれました。

お客様に確認すると、次の日の朝一番でも構わないと確認がとれました。よく考えてみたら、4時に閉まる工場は、夜間作業はしていません。だから、次の日の朝に貨物があればOKなのです。

この経験を元に、同じようなトラブルがあっても、冷静に対応したり、お客様や業者に、どうしたらスムーズにできるのか、ダメだったら次にどんな方法があるのか、確認する瞬発力が身につきました。

突然の電話で、そうか、そうか、と聞くだけではなくて、どうしたらトラブルを回避できるのか、瞬発力が必要です。トラブルを経験していくと、仕事の内容を理解することになって、次にトラブルがあっても、対処できる知識と経験になります。

電話が苦手な人へ、電話対応が慣れる解決法 まとめ

1、電話を受けるのが苦手な人はメモを見る

2、電話をかけるのが苦手な人は仕事に集中する

3、電話は瞬発力が必要

先輩に言われた通り、電話への恐怖心や苦手意識は、電話に慣れることが一番です。早く慣れて、仕事を覚えるためにも、解決法を試してみてください。電話で言葉を間違えてしまったり、何度も聞いてしまっても、社会人はみんな通ってきた道なので、大らかな対応してくれるものです。先輩たちの胸を借りるつもりで、電話に慣れていきましょう。

 

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